En raison de la pandémie de Covid-19, le travail à distance a permis à de nombreuses organisations de rester opérationnelles, garantissant la continuité de leurs services aux clients, et en même temps, protégeant le bien-être de leurs travailleurs.
Cependant, ce nouveau modèle de travail nécessite une planification afin que l’efficacité du travail reste constante. De nombreuses stratégies sont nécessaires pour que le travail à distance soit efficace. Dans cet article, nous partageons les meilleurs conseils pour gérer des équipes à distance.
Comment gérer efficacement une équipe à distance ?
Pour gérer efficacement une équipe distante, les logiciels de gestion de projet sont de bons outils de collaboration pour répartir et déléguer le travail dans un environnement à distance. Les employés doivent maintenir un équilibre sain entre leur vie professionnelle et personnelle ; il est donc bon de changer d’environnement de temps en temps.
Définir des objectifs et des priorités
L’un des aspects les plus fondamentaux de la gestion d’une équipe est la clarté des priorités et des objectifs, tant personnels que collectifs. Il est nécessaire de consacrer du temps à tous les membres de l’équipe afin que leurs responsabilités soient claires et qu’ils aient la possibilité d’exprimer leurs doutes ou leurs préoccupations.
Communication virtuelle
Lorsque vous travaillez à distance, il est très important de maintenir une communication virtuelle fréquente (par exemple, en organisant des réunions quotidiennes). Cela aidera les membres de l’équipe pendant que vous vérifierez la progression de toutes les activités en cours. Les plateformes de visioconférence sont des outils de communication qui permettent aux membres distants de rester connectés pendant leur journée de travail.
Les outils de communication sont de plus en plus complets. Il est essentiel de profiter de cette technologie pour assurer la bonne gestion à distance des travailleurs. Cependant, tous les outils n’ont pas la même fonction ; il existe de nombreuses options pour répondre à différents besoins.
Il n’est pas recommandé, par exemple, de discuter des performances au travail via Microsoft Teams. Étant donné que cela nécessite une approche plus personnelle et sérieuse, vous pouvez le faire via une visioconférence Zoom, au cas où l’employé à distance ne pourrait pas se rendre au bureau pour une réunion en personne.
Des outils tels que Slack, Discord et Teams sont les meilleurs outils pour une conversation rapide, fluide et informelle. En revanche, des outils comme Zoom ou Google Hangouts sont idéaux pour les réunions d’équipe, puisque tous les télétravailleurs auront l’impression d’être dans la même pièce. La plupart des logiciels de réunion virtuelle ont également une fonction de partage d’écran pour permettre à tous les membres de l’équipe de voir le même matériel, peu importe où ils se trouvent.
Gérer le processus d’intégration
La plupart des gens considèrent le début d’un nouvel emploi comme une préoccupation, surtout lorsqu’ils ne sont pas physiquement dans le même espace que leurs collègues ou qu’ils ne partagent pas les mêmes heures. Si le processus d’intégration dans une entreprise est effectué correctement, il peut influencer positivement les employés, les rendant enthousiastes et motivés. Pour ce faire, il est recommandé d’organiser des réunions individuelles pendant le processus d’intégration.
Ceci rendra le nouvel employé confiant et confortable. Si ce n’est pas possible pour une raison quelconque, assurez-vous d’avoir des documents de formation précis. Une autre bonne idée est de demander régulièrement aux nouveaux employés s’ils ont des questions ou des préoccupations. Cette pratique est bonne pour la consolidation d’équipes et pour assurer le bon déroulement des opérations.
Autoriser des heures de travail flexibles
Lorsque les gens travaillent à domicile, ils doivent effectuer des tâches ménagères comme s’occuper de leurs enfants, cuisiner, faire la lessive ou promener leurs animaux. Considérez ces faits de la vie et gérez votre équipe avec empathie. Les laisser travailler à un moment qui leur convient est une bonne idée pour la qualité du travail qu’ils produiront. Au lieu de vous concentrer sur le moment où ils travaillent ou s’ils respectent leurs horaires, essayez de vous concentrer sur leur productivité.
L’expérience de consolidation d’équipe virtuelle n°1
Utiliser les outils de travail les plus adaptés
Les outils de collaboration sont importants pour le travail à distance, car ils vous aident à mieux organiser votre équipe et à tenir tout le monde à jour et aligné sur les projets pertinents. Pour qu’une équipe à distance soit vraiment efficace, vous avez besoin, entre autres, d’un outil de partage de fichiers, d’une plate-forme de messagerie instantanée, d’un logiciel de suivi du temps, d’outils de visioconférence et d’un logiciel de gestion de projet.
Consolidation d’équipe virtuelle
La meilleure façon de renforcer l’esprit d’équipe est d’organiser des activités de travail d’équipe et des défis. La consolidation d’équipe virtuelle est une activité qui utilise la technologie pour réunir virtuellement des employés qui travaillent à distance. Ces activités visent à forger des liens plus forts entre eux et à accroître la collaboration.
Pour Kronos Expérience, cette solution ne signifie pas que votre personnel devra rester derrière un écran d’ordinateur. Avec des travailleurs qui passent d’innombrables heures immobiles dans une série de réunions virtuelles quotidiennes, vous ne voulez pas que votre événement de consolidation d’équipe soit simplement une autre réunion Zoom. Nos activités virtuelles sont conçues pour encourager vos équipes à coopérer tout en étant physiquement actives.
Renforcez l’esprit d’équipe de vos employés
Promouvoir le travail d’équipe
Si certains membres de votre équipe travaillent à distance mais que d’autres sont au bureau, les faire travailler en paires peut garantir que ceux à distance se sentent soutenus et attachés à l’entreprise et qu’ils ne manquent pas d’informations. Cette stratégie de gestion des télétravailleurs vous permet de créer des équipes plus productives et de réduire les écarts de communication.
Autoriser les moments non liés au travail
Des conversations informelles sur des sujets non liés au travail peuvent établir des relations et des liens entre tous les membres de l’équipe. Après tout, il faut être conscient que les télétravailleurs n’ont pas la possibilité de cultiver l’esprit d’équipe en se réunissant pour discuter de la fin de semaine dans la cafeteria ou en partageant des collations au bureau.
Le travail à distance ne doit pas être un prétexte pour déshumaniser le lieu de travail en réprimant la communication hors travail. Les chefs d’entreprise doivent consciencieusement parcourir la fine ligne entre la productivité et le moral des travailleurs à distance.
Quel est le bon nombre de participants pour un team building ?
Embauchez les bonnes personnes
En réalité, tous les travailleurs ne sont pas faits pour le travail à distance, et c’est compréhensible. Les télétravailleurs sont généralement des personnes indépendantes, qui aiment prendre des initiatives par elles-mêmes. Lorsque vous embauchez un employé qui travaillera à distance, assurez-vous de poser des questions afin de savoir si la personne a de l’expérience travaillant à distance ou peut travailler efficacement seule.
Par exemple, vous pouvez demander : avez-vous un endroit calme où vous pouvez répondre aux appels téléphoniques ? Avez-vous accès à un réseau WiFi stable ? Disposez-vous du bon équipement pour prendre en charge certains programmes et applications ? Étant donné que vous ne pourrez pas vous asseoir à leur côté pendant la formation, assurez-vous qu’ils possèdent les compétences nécessaires.
Organiser des réunions en personne
Si vous en avez la possibilité, organisez des réunions en personne avec vos équipes à distance. Cela favorisera une atmosphère positive et aidera tous les employés à se sentir connectés à l’environnement de l’entreprise. Si vous êtes dans la même région que vos employés, planifiez une réunion tous les quinze jours est très bénéfique. Si les travailleurs sont répartis dans le monde entier, une conférence annuelle où tout le monde se réunit aidera à consolider une relation solide.